Guide : Comment débuter et configurer Dolibarr pour votre gestion de PME ?

Le choix d’un outil de gestion est d’une importance stratégique pour toute entreprise. Entre les solutions propriétaires coûteuses et les tableurs Excel qui atteignent vite leurs limites, Dolibarr ERP & CRM est une solution référence de l’Open Source. Mais comment passer d’une installation vierge à un outil de pilotage performant ?

Dans ce guide, l’équipe de DoliUp vous accompagne étape par étape pour débuter sur Dolibarr et configurer votre ERP afin qu’il devienne un moteur de votre entreprise.

Pourquoi choisir Dolibarr pour la gestion de votre PME ?

Avant de plonger dans la technique, il est essentiel de comprendre pourquoi plus de 500 000 entreprises utilisent Dolibarr. Contrairement aux logiciels SaaS classiques, Dolibarr repose sur une philosophie de liberté et de modularité.

• Souveraineté des données : Vous êtes propriétaire de votre base de données.
• Modularité totale : Vous n’activez que ce dont vous avez besoin (Factures, Stocks, RH, etc.).
• Coût maîtrisé : Pas de coût de licence par utilisateur.

Étape 1 : L’installation et l’hébergement, la fondation de votre ERP

Pour débuter sur Dolibarr, la première question technique est celle de l’accessibilité : où va « vivre » votre logiciel ? Si Dolibarr est techniquement installable sur un ordinateur de bureau (en local), ce choix devient rapidement un frein, voire un danger pour une entreprise en croissance.

Local vs Cloud : Le match de la pérennité

Installer Dolibarr sur un PC interne (type WampServer ou DoliWamp) est souvent une solution de test, mais elle ne devrait jamais être une solution de production pour une PME.

• L’hébergement Local (Auto-hébergé) : Vous dépendez d’une seule machine. Si l’ordinateur tombe en panne, si le bureau subit une coupure de courant ou si le disque dur lâche, toute votre gestion s’arrête. De plus, vos données sont vulnérables aux vols physiques ou aux sinistres (incendies, dégâts des eaux). Enfin, l’accès à distance pour vos collaborateurs en télétravail ou en déplacement devient un casse-tête technique et sécuritaire (ouverture de ports, IP fixe, etc.).
• L’hébergement Cloud Professionnel : Votre ERP est installé sur un serveur distant, dans un centre de données (Data Center) hautement sécurisé. Il est accessible via une simple adresse URL sécurisée (HTTPS), comme n’importe quel service bancaire.

Privilégier un hébergement Cloud pour votre gestion

Passer au Cloud, c’est avant tout s’offrir une tranquillité d’esprit. Les avantages sont immédiats :

1. Accessibilité Universelle : Vos équipes collaborent en temps réel, qu’elles soient au bureau, chez un client ou à la maison.
2. Performance constante : Contrairement à un vieux PC de bureau, un serveur Cloud dispose de ressources (RAM, CPU) dédiées et optimisées pour la rapidité des bases de données SQL.
3. Évolutivité : Si votre entreprise grandit et que vous passez de 2 à 50 utilisateurs, la puissance du serveur peut être ajustée en quelques clics, sans rachat de matériel.

Le conseil DoliUp : Optez pour un hébergement professionnel. Un ERP contient le cœur de votre entreprise (fichiers clients, comptabilité).

L’expertise DoliUp : Bien plus qu’un simple serveur

• Disponibilité Garantie (SLA) : Nous veillons à ce que votre outil de travail soit opérationnel 24h/24, 7j/7 avec un taux de disponibilité maximal.
• Sécurité et Sauvegardes : Nous ne nous contentons pas de stocker vos données. Nous effectuons des sauvegardes quotidiennes externalisées. En cas d’erreur de manipulation humaine, nous pouvons restaurer votre environnement rapidement.
• Mises à jour et Maintenance : Un ERP doit évoluer. Nous gérons l’aspect technique pour que vous puissiez vous concentrer sur votre métier, en vous assurant que votre version de Dolibarr reste stable et performante.

Étape 2 : Configurer Dolibarr pour la première fois

Une fois l’installation déployée, la phase de paramétrage est le moment où Dolibarr cesse d’être un logiciel générique pour devenir votre outil de gestion. Cette étape se divise en deux temps : définir votre identité légale et choisir vos fonctionnalités.

Paramétrage de l’identité de votre entreprise

Avant de créer votre premier devis, vous devez configurer le « cœur » de votre instance. Cela se passe dans le menu Configuration > Institution. C’est ici que vous déterminez comment vos clients percevront votre professionnalisme à travers vos documents sortants.

• Identité visuelle : Téléchargez votre logo en haute définition. Dolibarr l’intégrera automatiquement sur tous vos PDFs (factures, expéditions).
• Données administratives : Renseignez votre adresse de siège social, votre capital social, et surtout vos identifiants fiscaux (SIRET, code APE, N° TVA Intracommunautaire). Ces mentions sont obligatoires pour la validité de vos factures.
• Coordonnées de contact : Paramétrez les e-mails par défaut qui seront utilisés pour l’envoi de vos documents afin d’assurer une communication fluide avec vos tiers.

Activation des modules : Activer le nécessaire, ignorer le superflu

La grande force de Dolibarr réside dans son système de modules « On/Off ». Contrairement aux logiciels lourds où toutes les fonctions sont imposées, ici, vous construisez votre propre menu.

Pour une gestion de PME efficace, nous conseillons généralement de débuter avec ce socle :

1. Gestion des Tiers : Le répertoire central de vos clients, prospects et fournisseurs.
2. Gestion Commerciale : Les modules Propositions Commerciales et Commandes clients.
3. Facturation et Paiements : Pour transformer vos devis en factures en un clic et suivre les règlements.
4. Catalogue Produits/Services : Pour centraliser vos prix et descriptions de prestations.

L’expertise DoliUp : Accompagnement pour l’installation de votre Dolibarr

Dolibarr est un outil extrêmement complet qui, nativement, offre tout ce dont une entreprise a besoin pour sa gestion quotidienne. Il est tout à fait possible de l’installer et de le paramétrer seul, et c’est d’ailleurs l’une des grandes forces de ce logiciel libre.

Cependant, la richesse des options peut parfois impressionner. Pour ceux qui ne se sentent pas à l’aise avec l’aspect technique ou qui préfèrent se concentrer sur leur cœur de métier, l’équipe de DoliUp (par l’agence Eoxia) intervient comme un facilitateur.

• Une configuration « Métier » : Plutôt que de tâtonner dans les menus, nous vous aidons à identifier immédiatement les leviers qui correspondent à votre activité (Services, Négoce, Industrie, etc.).
• Audit et Conseils : Nous traduisons vos besoins de gestion en paramétrage ERP concret pour que l’outil s’adapte à vous, et non l’inverse.
• Modules Complémentaires : Pour aller encore plus loin, nous proposons également une sélection de modules que nous avons développés pour optimiser certains flux de travail spécifiques, rendant l’utilisation de Dolibarr encore plus fluide.

Notre mission est simple : faire en sorte que votre Dolibarr soit opérationnel, bien configuré et prêt à l’emploi dès le premier jour, sans que vous ayez à plonger dans la documentation technique.

Comparatif : Dolibarr vs Logiciels Propriétaires

Critères	Dolibarr (avec DoliUp)	Solutions SaaS classiques
Coût de licence	0 € (Open Source)	Abonnement mensuel / utilisateur
Propriété des données	Totale (Base de données exportable)	Limitée (Données captives du fournisseur)
Personnalisation	Illimitée via modules et code	Limitée aux options du forfait
Évolutivité	Très haute (Module sur-mesure possible)	Standardisée
Maintenance	Incluse dans l’infogérance DoliUp	Incluse

Étape 3 : Importer vos données et assurer une transition fluide

L’un des plus grands freins au changement de logiciel est la peur de perdre ses historiques ou de devoir tout ressaisir à la main. Que vous quittiez un simple tableur Excel ou un ancien logiciel de gestion, la migration des données est une étape stratégique pour débuter sur Dolibarr avec une base saine.

La méthode pour une migration réussie

Dolibarr intègre nativement un assistant d’importation (dans le menu Outils système) qui guide l’utilisateur pas à pas. Cependant, la réussite de l’opération dépend de la préparation de vos fichiers.

1. Le nettoyage (Le « Data Cleaning ») : Avant d’importer, profitez-en pour faire le tri. Supprimez les doublons dans vos fiches clients, vérifiez que les adresses e-mails sont bien formatées et que les codes postaux sont exacts.
2. La structure CSV : Dolibarr attend des fichiers au format .csv. Il est conseillé de télécharger le « fichier exemple » fourni par l’outil pour calquer vos colonnes sur le modèle attendu.
3. Tests : Importez d’abord un petit échantillon pour vérifier le rendu.
4. L’ordre d’importation : C’est un point technique essentiel. Vous devez d’abord importer vos Produits/Services, puis vos Tiers (Clients/Fournisseurs), et enfin vos documents historiques si nécessaire. Pourquoi ? Parce qu’un devis ne peut pas exister dans le système s’il n’est pas relié à un client déjà présent dans la base.

Pourquoi cette étape peut s’avérer complexe ?

Si l’outil d’import est puissant, il est aussi très strict. Une simple virgule mal placée ou un format de date inhabituel peut bloquer l’importation de milliers de lignes.

C’est ici que l’accompagnement prend toute sa valeur. Chez DoliUp, nous voyons souvent des clients bloqués par des problématiques de compatibilité entre leur ancien logiciel et Dolibarr.

Si vous avez un doute ou un volume de données important, l’utilisation de nos tickets d’assistance vous permet de déléguer cette tâche stressante à un technicien qui sécurisera l’intégralité du processus.

Étape 4 : Former vos collaborateurs pour une adoption réussie

Le déploiement technique d’un ERP n’est que la moitié du chemin. L’autre moitié, souvent la plus déterminante, est l’adhésion de vos équipes. Un logiciel de gestion performant ne délivre sa pleine valeur que s’il est utilisé de manière uniforme et rigoureuse par tous les collaborateurs.

Transformer l’outil en réflexe quotidien

Passer à Dolibarr modifie souvent les habitudes de travail. Il ne s’agit plus seulement de « faire une facture », mais d’alimenter une base de données commune qui servira au suivi commercial, à la logistique et à la comptabilité. Une mauvaise saisie au départ peut fausser vos statistiques en fin de mois. C’est pourquoi la formation est un investissement qui garantit la fiabilité de vos informations sur le long terme.

Dolischool : L’apprentissage structuré et accessible

Pour accompagner cette transition, nous avons créé Dolischool, un espace entièrement dédié à l’apprentissage de l’outil. Que vous soyez un entrepreneur individuel souhaitant maîtriser les bases ou une PME avec des besoins de gestion de stocks complexes, notre approche pédagogique permet de :

• Réduire la courbe d’apprentissage : Ne perdez plus de temps à chercher comment valider une commande ou générer un rapport.
• Uniformiser les pratiques : Assurez-vous que tous vos employés utilisent les mêmes méthodes de saisie pour une base de données propre.
• Découvrir les fonctions avancées : Apprenez à utiliser les exports comptables, la gestion des projets ou les outils de relance automatique pour gagner en productivité.

En combinant une interface intuitive et une formation ciblée, vous transformez Dolibarr en un véritable allié du quotidien plutôt qu’en une contrainte administrative.

Étape 5 : Étendre les fonctionnalités avec les modules DoliUp

Une fois que votre socle est stable, que vos données sont importées et que vos équipes sont formées, vous découvrirez peut-être des besoins spécifiques liés à votre organisation interne. C’est ici que la magie de la modularité opère : votre ERP n’est pas figé, il évolue avec vous.

Pourquoi ajouter des modules à un outil déjà complet ?

Si Dolibarr propose nativement toutes les fonctions essentielles à la gestion d’une PME, chaque entreprise possède sa propre « recette » interne. Un module complémentaire n’est pas là pour corriger un manque, mais pour optimiser un flux. L’idée est de réduire le nombre de clics, d’automatiser des calculs ou d’afficher des informations stratégiques là où vous en avez besoin.

DoliUp : Des solutions nées du terrain

Chez DoliUp, notre rôle ne s’arrête pas à l’installation. En observant les problématiques quotidiennes de nos clients, nous avons identifié des opportunités d’amélioration pour rendre l’expérience Dolibarr encore plus fluide. C’est ainsi que nous avons développé une gamme de modules exclusifs, conçus pour répondre à des besoins concrets :

• L’ergonomie et le gain de temps : Des modules pour personnaliser vos interfaces de saisie et accéder plus rapidement aux informations clés de vos tiers.
• La gestion documentaire avancée : Pour automatiser la création de courriers ou de documents types basés sur vos données ERP.
• Le suivi RH et productivité : Des outils pour affiner la gestion des temps, des notes de frais ou des plannings, souvent indispensables pour les sociétés de services.

Un investissement pour votre productivité

L’ajout d’un module doit être vu comme un investissement. Si un module vous permet de gagner 10 minutes par jour sur la saisie de vos factures ou la gestion de vos stocks, il est rentabilisé en quelques semaines seulement. Notre catalogue est pensé pour offrir cette valeur ajoutée immédiate, avec une installation simplifiée et une compatibilité garantie avec votre version de Dolibarr.

Que vous cherchiez à automatiser vos relances ou à structurer vos processus RH, il existe probablement une extension prête à l’emploi dans notre boutique pour vous simplifier la vie.

FAQ : Tout savoir sur le démarrage avec Dolibarr

Votre transition numérique commence ici

Débuter sur Dolibarr est une aventure accessible à toutes les PME qui souhaitent reprendre le contrôle sur leurs données et leurs processus de gestion.

Le passage d’une gestion éparpillée (tableurs, papier, logiciels déconnectés) à un outil centralisé comme Dolibarr est un moment charnière. C’est l’opportunité de nettoyer vos bases de données, de clarifier vos processus commerciaux et de fédérer vos équipes autour d’un outil commun, évolutif et sans frais de licence cachés.

Faites de votre ERP un levier de croissance, pas une contrainte technique

Chez DoliUp : la technologie doit être au service de l’humain, et non l’inverse. Si Dolibarr vous offre la puissance et la liberté, notre équipe vous apporte la sécurité et l’accompagnement nécessaires pour transformer cet outil en un véritable moteur de croissance.

Que vous soyez au stade de la configuration initiale ou que vous cherchiez à optimiser une installation existante, DoliUp est votre partenaire pour vous aider à avancer dans ce projet.